La nómina electrónica es obligatoria para prácticamente todos los empleadores formales en Colombia. Pero transmitirla mal puede ser igual de costoso que no transmitirla. Estos son los errores más frecuentes.
Error 1: Transmitir fuera de plazo
La nómina electrónica debe transmitirse dentro del mes siguiente al pago. Si se paga el 30 de junio, debe transmitirse antes del 31 de julio. Hay contribuyentes que transmiten “en bloque” al final del año y pierden la deducción de todos esos pagos en renta.
Error 2: Conceptos de nómina incorrectos
La nómina electrónica tiene conceptos específicos bajo la resolución del DIAN. Mezclar salario básico con viáticos o con pagos no constitutivos de salario genera inconsistencias con la planilla PILA que el DIAN y la UGPP cruzan automáticamente.
Error 3: No incluir a todos los beneficiarios
Algunos empleadores incluyen solo los empleados con contrato indefinido y omiten los de obra o labor, los aprendices SENA o los trabajadores en período de prueba. Todos deben estar en la nómina electrónica.
Error 4: No hacer las notas de ajuste
Si hay un error en una nómina ya transmitida, se debe emitir una nota de ajuste electrónica. Muchos empleadores simplemente corrigen en el siguiente periodo sin hacer la nota, lo que deja una inconsistencia permanente en los registros del DIAN.
Error 5: Confundir nómina con factura electrónica
Son documentos completamente diferentes con habilitaciones separadas ante el DIAN. Una empresa puede tener la factura electrónica activa y no haber habilitado la nómina electrónica. Los dos son obligatorios.
